10 tips voor een goede samenwerking in de ondergrond
Drinkwaterbedrijven bundelen bij werkzaamheden in de ondergrond steeds vaker hun krachten met partners, zoals gemeenten, netbeheerders en aannemers.
Samenwerking bespaart kosten, verhoogt de productiviteit en zorgt voor minder overlast voor de omgeving. Daarnaast biedt het kansen om schaarse menskracht efficiënt in te zetten. Hoe zorg je dat zo’n samenwerking optimaal verloopt? Met deze 10 tips ga je goed van start!
- Zorg dat alle partijen de noodzaak inzien
- Stem de planning op elkaar af
- Richt een gezamenlijke organisatie in
- Zorg voor informatiedeling, bijvoorbeeld via een platform
- Werk op basis van vertrouwen
- Bespreek zorgen over risico’s en knelpunten
- Wees bereid tot concessies
- Maak afspraken over de prijs en risicoverdeling
- Onderhoud op regelmatige basis contact
- Blijf koersvast, stick to the plan
Toenemende drukte in de ondergrond
Door toenemende drukte in de ondergrond wordt samenwerking steeds belangrijker. Voorbeelden hiervan vind je door heel Nederland. Evides werkt bij vervanging of aanleg van leidingen al een aantal jaar samen met de gemeente Rotterdam en netbeheerder Stedin in het convenant ‘Samenwerken in de buitenruimte’. Waterbedrijf Groningen werkt actief samen met de gemeente Groningen en Warmtestad bij de uitrol van het warmtenet in de stad.
Afspraken met aannemers
De partijen werken niet alleen onderling samen, maar ook met aannemers. In de zomer van 2023 sloten Evides en netbeheerder Stedin een partnership met acht aannemers.Hierbij spraken de partijen af om bij werkzaamheden vanuit een gezamenlijke doelstelling, aansturing en planning te gaan werken. Het Groningse WBG sloot via GROND’G een vergelijkbare deal met netbeheerders, ketenpartners en aannemers in Noord-Oost-Nederland.
Tips voor samenwerking in de ondergrond
Hoe richt je samenwerking in de ondergrond zo goed mogelijk in? Waar moet je allemaal rekening mee houden? Drinkwaterplatform, het kennisplatform over watervoorziening in Nederland, ging in gesprek over de 10 tips met Rob van Beelen, contract- en leveranciersmanager bij Evides, en Wim Bandsma, regievoerder bij Waterbedrijf Groningen.
- Zorg dat alle partijen de noodzaak inzien
Samenwerking begint bij het inzien van de noodzaak ervan, zegt Bandsma. “De huidige uitdagingen, zoals de energietransitie, woningbouwopgave en krapte in de aannemerij, kunnen we niet oplossen wanneer iedereen op z’n eigen eiland blijft werken. Dat besef is gelukkig inmiddels breed doordrongen in onze regio. Een paar jaar geleden was dat nog anders. Ook wij dachten lange tijd nog teveel vanuit onze eigen opgaven. Maar we weten nu dat we samen een stuk verder komen.”
- Stem de planning op elkaar af
Om werkzaamheden te kunnen combineren, moet je niet alleen weten wat je eigen onderhoudsbehoefte is, maar ook die van anderen, zegt Van Beelen. “Voor onze eigen werkzaamheden maken we altijd een tactische planning. Hierin bepalen we in tijdvakken wanneer wat op welke plek moet gebeuren. Stedin doet dat ook voor hun eigen leidingnet. Door deze planningen naast elkaar te leggen, kom je tot een portfolio van werkzaamheden voor de korte en lange termijn. Dat stemmen we vervolgens weer af met onze omgeving. Per project stappen we dan gezamenlijk naar een aannemer.”
- Richt een gezamenlijke organisatie in
Een gezamenlijke organisatie maakt het makkelijker en overzichtelijker om projecten uit te voeren. Bij onze samenwerking met Stedin hebben we een regieorganisatie ingericht, verdeeld over twee werkgebieden: Infrawerk Zeeland en Infrawerk Rijnmond. Van Beelen: “Beide regio’s hebben een eigen management en ketensturing. Zij besturen het portfolio aan werkzaamheden en zorgen ervoor dat alles op tijd wordt gerealiseerd. Ook verzorgen ze de opdrachtverstrekking voor de individuele opdrachten aan aannemers.”
- Zorg voor informatiedeling, bijvoorbeeld via een platform
Het uitwisselen van informatie is volgens Bandsma van groot belang bij samenwerking. “Waterbedrijf Groningen doet dat met onze partners via het WOW-portaal. Wanneer een van de partijen een project initieert en deze in WOW plaatst, krijgen alle andere partijen automatisch een uitnodiging om aan te haken. Hierdoor ben je al in een vroeg stadium op de hoogte van alle plannen. In WOW kun je gedetailleerdere informatie plaatsen, zoals tekeningen en gegevens van de contactpersoon. Dit zorgt voor duidelijkheid en korte lijntjes.”
- Werk op basis van vertrouwen
Een belangrijk element voor samenwerking is vertrouwen. Van Beelen: “Lange tijd schreven we aannemers voor hoe ze moesten werken. Deze ‘transactionele’ werkwijze willen we doorbreken. Van strakke controle gaan we meer werken op basis van vertrouwen. We geven aannemers meer vrijheid bij werkzaamheden en maken ze verantwoordelijk voor de kwaliteit en het aantonen hiervan. Hierdoor kunnen we meer gebruik maken van kennis en kunde in de keten. Ook nemen aannemers mogelijk op den duur taken over op het gebied van ontwerp en constructie.”
- Bespreek zorgen over risico’s en knelpunten
Samenwerking is niet alleen van belang om efficiënter te werken, maar ook om risico’s te beperken, zegt Bandsma. “Een van de risico’s voor ons is de opwarming van het leidingnet door warmtenetten. Daarom moeten deze netten op gepaste afstand van onze leidingen liggen, het liefst op minstens een meter. Als we in plannen of tekeningen van een partner knelpunten zien, bespreken we die. Samen zoeken we dan naar oplossingen. Dat doen we bijvoorbeeld ook bij de plaatsing van bomen. Met de gemeente zijn we overeengekomen dat ze worteldoeken boven onze leidingen gaan leggen.”
- Wees bereid tot concessies
Om tot de beste oplossing voor alle partijen te komen en optimaal gebruik te kunnen maken van de beschikbare capaciteit, moet je soms over je eigen schaduw heen stappen, zegt Van Beelen. “Onze vervangingsopgave ziet er op sommige plekken op de tijdlijn anders uit dan die van andere netbeheerders. In het belang van de efficiëntie en productiviteit kan het zijn dat wij of Stedin een leiding iets eerder of juist iets later dan gewenst vervangen. Dat gebeurt altijd in goed overleg. Als je blind vasthoudt aan je eigen belangen, maak je samenwerking onmogelijk.”
- Maak afspraken over de prijs en risicoverdeling
Om te voorkomen dat er gedoe ontstaat over kosten, hebben Evides en Stedin samen met de acht aannemers een transparant prijsmodel ontworpen. Van Beelen: “Hierin hebben we bepaald dat alle prijzen voor werkzaamheden zijn gebaseerd op kostprijzen. In het model is ook meegenomen wie risico’s en faalkosten dragen. Door zo’n afspraak met alle partijen kan de gunning voor 100 procent plaatsvinden op kwalitatieve gronden en vormt prijs geen hinderlijke prikkel.”
- Onderhoud op regelmatige basis contact
Om de continuïteit van samenwerking te waarborgen, is het belangrijk om contacten te onderhouden, zegt Bandsma. “Daarom hebben we buiten projecten regelmatig contact met partners. Ook fysiek, dat communiceert toch vaak wat prettiger.” Van Beelen vult aan: “Wanneer een contactpersoon bij een partner wordt vervangen, is het fijn om de nieuwe te ontmoeten en te begrijpen wat zijn of haar drijfveren zijn. Dan weet je met wie je te maken hebt en bouw je een vertrouwensband op.”
- Blijf koersvast, stick to the plan
Het opzetten van samenwerking en die in stand houden, is een kwestie van een lange adem. Van Beelen: “We zijn jaren bezig geweest om tot goede afspraken te komen. Het is alleen wel zaak om de ingeslagen weg vast te houden. Dat doe je door altijd het belang voor ogen te houden: zonder samenwerking kunnen we de toekomst en continuïteit van onze maatschappelijke taken en activiteiten niet waarborgen. Van dat besef moet iedereen binnen de organisatie, bij elke partner doordrongen zijn.”